Компания
Компания выполняет проекты под заказчика: команда из двух десятков человек, десяток параллельных проектов, у каждого свой срок, бюджет и заказчик, который хочет знать статус.
Ситуация
Работа была разложена по инструментам: задачи — в одном, переписка с заказчиком — в почте и мессенджерах, файлы — в облаке, часы — в таблице, которую заполняли по памяти в пятницу вечером. Каждый инструмент по отдельности работал. Вместе они не давали ответа на главный вопрос: что происходит с проектом прямо сейчас.
Руководитель тратил часы в неделю на то, чтобы этот ответ собрать: обойти людей, спросить, свести. К моменту, когда картина складывалась, она уже устаревала.
Сотрудник, в свою очередь, каждое утро сам решал, за что взяться — и решал по тому, кто громче попросил.
Задача
— Один рабочий экран, где видно, что делать сейчас. — Понимать состояние проектов без обхода людей. — Считать часы по факту, а не по памяти.
Что сделали
Собрали единый рабочий цикл: задачи, переписка, документы и время по проекту живут в одном месте. Сотрудник открывает свой экран и видит, что от него ждут сегодня и в каком порядке — приоритет ставит система по срокам и этапам проекта, а не по громкости просьбы.
Часы фиксируются в ходе работы, а не восстанавливаются в конце недели. Поэтому рентабельность проекта видна не после закрытия, а на середине, когда ещё можно что-то поменять.
Внутри системы работает наставник: новый сотрудник спрашивает у него, как здесь принято делать, и не отвлекает коллег на одни и те же вопросы первые два месяца.
Результат
У руководителя освободилось около шести часов в неделю — ровно те, что уходили на сбор статуса. Статус теперь открывается, а не собирается.
Сроки стали предсказуемее по скучной причине: срыв виден заранее. Раньше о нём узнавали в день сдачи.
Ввод нового человека в работу перестал быть отдельным проектом для всей команды.
Что дальше
Следующий шаг — план загрузки на месяц вперёд: кто чем занят, где узкое место и какой проект нельзя брать, не наняв человека.
