Компания
Компания выполняет инженерно-геологические и геодезические изыскания под строительство. Работает с застройщиками и проектными организациями: каждый объект начинается с того, что от заказчика нужно получить десятки исходных данных — границы участка, назначение здания, нагрузки, сроки, доступ на площадку, контакты ответственных.
Ситуация
Сбор исходных данных выглядел так: инженер писал заказчику письмо со списком вопросов, заказчик отвечал на половину, остальное уточнялось в мессенджере с тремя разными людьми, часть приходила по телефону и нигде не фиксировалась. На это уходило до двух недель, и всё равно к моменту выезда выяснялось, что чего-то не хватает.
Хуже того, данные жили в личных переписках сотрудников. Если человек в отпуске — история вопроса недоступна, и заказчика спрашивали второй раз то же самое. Для клиента это выглядит ровно так, как выглядит: подрядчик не помнит, о чём договаривались.
Задача
— Собирать исходные данные одним понятным действием со стороны заказчика. — Не терять ответы и видеть, чего не хватает, до выезда на объект. — Убрать сбор данных из личных переписок сотрудников.
Что сделали
Заказчик получает одну ссылку на анкету по своему объекту. Анкета устроена так, что её можно заполнять по частям и разными людьми: сметчик отвечает за своё, технический заказчик — за своё, каждый видит только то, что относится к нему. Незаполненные пункты видны обеим сторонам, поэтому вопрос «а что от нас ещё нужно?» отпадает.
Всё, что заказчик заполнил, сразу лежит в карточке объекта вместе с перепиской и документами. История доступна любому, кто ведёт проект, а не только тому, кто начинал.
Ответственные со стороны клиента приглашаются в работу по объекту сами — каждый по своей ссылке, без заведения им паролей и учёток.
Результат
Сбор данных занимает два дня вместо двух недель — и это два дня ожидания ответа клиента, а не работы инженера. Повторных вопросов заказчику стало заметно меньше: ничего не теряется, потому что ничего не живёт в личной переписке.
Побочный эффект оказался важнее ожидаемого: аккуратный старт проекта клиенты читают как признак того, что и дальше всё будет аккуратно. Компания стала выигрывать тендеры, где раньше проигрывала по цене.
Что дальше
Следующий шаг — связать анкету со сметой: часть позиций считается прямо из ответов заказчика, и коммерческое предложение уходит в тот же день.
