Компания
Компания монтирует и обслуживает инженерные системы на объектах заказчика: договор, смета, работы, акты. Документы — постоянный фон работы: на каждый объект их несколько, и каждый проходит через юриста, техническую службу и руководителя.
Ситуация
Согласование выглядело как переписка. Проект договора уходил письмом, возвращался с правками в теле письма, потом отдельным файлом, потом «мы там ещё пункт поменяли, посмотрите вложение». К моменту подписания никто не был уверен, какая версия финальная.
Сроки жили в чужих кабинетах. Если документ где-то лежал пятый день, узнавали об этом случайно — когда заказчик спрашивал, где договор. Найти виноватого было невозможно, потому что не было видно самого маршрута.
Подписание добавляло свою неделю: распечатать, подписать, отсканировать, отправить, дождаться оригиналов.
Задача
— Видеть маршрут документа: этап, ответственный, сколько времени он там стоит. — Всегда иметь одну актуальную версию. — Подписывать без бумаги и без курьера.
Что сделали
У каждого документа появился маршрут: кто и в каком порядке смотрит, что происходит при отказе, кто подписывает последним. Маршрут виден целиком, включая то, у кого документ лежит прямо сейчас и сколько он там стоит. Просрочка поднимается сама, до звонка заказчика.
Правки вносятся в один документ, а не в его копии по почте. Версия всегда одна, и видно, кто что изменил.
Подписание — по ссылке: контрагент получает приглашение, открывает документ и подписывает. Ни распечатки, ни сканов, ни оригиналов «потом по почте».
Результат
Путь от готового договора до подписи сократился до одного дня. Две недели, о которых раньше говорили «ну, согласование», оказались не согласованием, а ожиданием: документ стоял без движения, и об этом никто не знал.
Претензий «вы задержали старт работ» стало ощутимо меньше — при споре видно, на чьей стороне стоял документ.
Что дальше
Следующий шаг — акты выполненных работ по тому же маршруту, чтобы закрытие месяца не превращалось в сбор подписей вручную.
